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Informationen für Erstbenutzer

Der erste Besuch in einem Archiv ist für die meisten Benutzer mit vielen ungewöhnlich erscheinenden Dingen verbunden. Deshalb ist es ratsam, sich vorab auf die Recherche gut vorzubereiten. Mit einer telefonischen oder schriftlichen Voranfrage lassen sich oft wichtige Dinge vorab klären, um die Entscheidung zu treffen, ob der Besuch des Archivs für das Forschungsthema sinnvoll erscheint oder eher nicht.

Erster Schritt

Als erstes sollten Sie versuchen zu klären, ob das Archiv, das Sie ansprechen wollen, auch zuständig ist und somit Unterlagen für Ihr Thema bereithält. Landes- und Staatsarchive übernehmen Unterlagen der staatlichen Verwaltung. Kommunalarchive verwahren, in Abhängigkeit der Trägerschaft, z.B. Unterlagen der Kreisverwaltung, einer Stadt oder eines Amtes, kirchliche Archive schließlich die von Kirchengemeinden oder höheren Kirchenämtern. Wenn Sie Unterlagen zu Ihrem Thema finden wollen, müssen Sie sich also zwei wichtige Frage stellen:

Bei welchem Amt könnten zu Ihrem Thema Unterlagen entstanden sein?
Und an welches Archiv gibt dies Amt seine Unterlagen ab?

Erst dann werden Sie auch fündig. Archive und selbstverständlich auch andere Einrichtungen wie Bibliotheken oder Museen werden Ihnen sicherlich gern behilflich sein.

Sprengel
Wenn Sie vom vorhandenen Archivgut ausgehen, sollten Sie im Archivführer bzw. der Beständeübersicht nachlesen, welchen Zuständigkeitsbereich das jeweilige Archiv hat. Dieser "Sprengel" definiert die geographische, organisatorische und zeitliche Zuständigkeit des Archivs.

Beispiel: Das Kreisarchiv Stormarn ist zuständig für die Überlieferung der Kreisverwaltung seit 1867.
D.h. im Umkehrschluss, dass Sie keine Unterlagen aus der herzoglichen Verwaltung vor 1867 bei uns finden. Für dieses ist das Landesarchiv Schleswig-Holstein in Schleswig zuständig, wie für die gesamte Überlieferung des Hauses Gottorf.

Provenienzprinzip/Tektonik
Eng mit der Frage nach der Verwaltungsstelle und somit nach dem Bestand sind die Begriffe Provenienzprinzip und Tektonik verbunden. Der überwiegende Teil der deutschen Archive bildet Bestände zu den abgebenden Behörden, um so die Entstehungsprozesse zu wahren. Die Herkunft (Provenienz) bildet somit das entscheidende Kriterium für die Bildung eines Bestandes, nicht der sachliche Inhalt.

Beispiel: Unterlagen der Baubehörde zum Schulbau werden also nicht mit denjenigen der Schulbehörde vermischt.

Nur so können Quellen wirklich objektiv interpretiert werden, wenn auch klar ersichtlich ist, wie der Entstehungsprozess verlaufen ist. Die Gesamtheit aller Bestände wird meist in einer Übersicht in Gruppen gegliedert. Diese Gruppengliederung wird als "Tektonik" bezeichnet. Sie richtet sich oft nach größeren zeitlichen Abschnitten, Provenienzeneinheiten oder Archivgutgruppen (Schriftgut oder Sammlungsgut).

Sperrfristen
In den Archiven befinden sich umfangreiche Unterlagen mit personenbezogenen Daten. Um die schutzwürdigen Belange jedes einzelnen Bürgers zu wahren, sind diese Unterlagen für einen festgelegten Zeitraum gesperrt.

In Schleswig-Holstein wird Archivgut mit personenbezogenem Inhalt nach § 9 Abs. 3 des Landesarchivgesetztes Schleswig-Holstein vom 11.08.1992 erst zehn Jahre nach dem Tod der Person für die Nutzung freigegeben. Da in den meisten Fällen das Ableben nicht bekannt ist, wird die Frist auf 90 Jahre nach Geburt festgesetzt, wenn dies ebenfalls nicht bekannt ist auf 60 Jahre seit Entstehung des Schriftguts. In Einzelfällen können Fristen unter speziellen Voraussetzungen verkürzt werden. Betroffene Personen sowie Bevollmächtigte haben jederzeit Zugriff auf die Unterlagen.
Für weitere Unterlagen können besondere Sperrfristen gelten.

Folgende Schritte

Grundsätzlich ist zu sagen, dass Sie Archivgut des Kreisarchivs Stormarn nur im Benutzerraum in Bad Oldesloe einsehen können. Aufgrund der Einmaligkeit der Unterlagen sowie Gründen der Rechtssicherheit, Datenschutzes sowie der Bestandserhaltung können die Unterlagen nicht entliehen werden.

Da es sich um Unterlagen einer öffentlichen Verwaltung handelt, müssen Sie nach § 3, Abs. 2 der Satzung über die Nutzung des Archivs des Kreises Stormarn vom 30.10.1996 einen schriftlichen Benutzerantrag stellen, der eine Beschreibung Ihres konkreten Themas enthält. Die Vorlage von Archivalien wird dann ausschließlich für dieses Thema genehmigt, abgelehnt oder mit Auflagen (Bedingungen) versehen.
Bei Verstößen gegen die Satzung oder Auflagen kann Ihnen die Nutzung des Kreisarchivs versagt werden.

Wenn Ihr Benutzungsantrag genehmigt wurde, stehen Ihnen umfangreiche Materialien für Ihre Forschung zur Verfügung. Lassen Sie sich zu Ihren Vorarbeiten beraten, in welchen Beständen Sie evtl. zusätzlich fündig werden können.

Die Arbeit in einem Archiv ist kein Hexenwerk, muss allerdings gut vorbereitet sein, um schnell und effizient an die gewünschten Quellen zu gelangen. In vielen Fällen empfiehlt es sich, mit der Literatur anzufangen!

Viel Erfolg bei Ihrem Forschungsthema!